Outlook-Synchronisation

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Sowohl Adressen als auch Termine können über die eingebaute Outlook-Synchronisation mit Microsoft Outlook (Version 2003-2019, 32 Bit) abgeglichen werden. Da Outlook ebenfalls eine Universal-Schnittstelle für Handys und Tablet-PCs darstellt, können auf diesem Weg Adressen und Termine plattformübergreifend synchronisiert werden.

Die Synchronisation verläuft bidirektional - d.h. in beide Richtungen. Neue Adressen/Termine sowie Änderungen in den Datensätzen werden dabei vollständig in das andere System übernommen; das Synchronisationsmodul erkennt diese automatisch.

Bitte beachten Sie:

•	Adress-Datensätze, die bereits einem Projekt zugeordnet wurden, können nicht mehr aus der mexXsoft-Adressdatenbank gelöscht werden. Dies ist nur in Outlook möglich.

•	Adressen, die neu von Outlook importiert wurden, finden Sie in der Rubrik Adressen unter Privat. Sie können anschließend bei diesen Adressen den Status in öffentlich ändern und diese den jeweiligen Rubriken zuordnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie [hier].

•	Die Adress-Synchronisation ist nur mit jeweils einem Benutzer möglich. Die erneute Synchronisation mit einem anderen Benutzer führt zu Dublettenbildung ( = Doppelte Datensätze).

•	Zur Sicherheit empfehlen wir, in regelmäßigen Abständen ein Backup Ihrer Outlook-Dateien anzulegen. Hierzu gibt es entsprechende Backup-Programme am Markt.

So synchronisieren Sie Ihre Adressen und/oder Termine mit Outlook:

1.	Starten Sie das Synchronisationsmodul im Hauptfenster via Extras > Sync. Outlook

2.	Es öffnet sich das Synchronisationsfenster.

3.	Wählen Sie links oben das zu synchronisierende Outlook-Benutzerprofil aus (z.B. Benutzer 1). Die Benutzerprofile werden unter Windows angelegt. Weitere Infos hierzu finden Sie in der Windows-Hilfe

Markieren Sie nun in den checkbox2 Auswahlfeldern, ob Sie Ihre Adressen und/oder Ihren Kalender abgleichen wollen.
Bei Abgleich des Kalenders werden standardmäßig alle Kalenderdaten (Einstellung im Zeitraum bleibt auf (alles)) synchronisiert.
Optional läßt sich ein Zeitraum von / bis über die beiden Eingabefelder einstellen.

Klicken Sie nun auf den Button Daten Prüfen rechts oben.
Im Anschluß werden nun unter den Reitern Adressen bzw. Kalender alle neuen / geänderten Datensätze tabellarisch aufgelistet:

sync_outlook2

Der Status ( alle / Abgleich / Neu / Löschen) zeigt die Art des Datensatzes an. In der Spalte Richtung ( Datenbank / Outlook / Konflikt) wird angezeigt, in welche Richtung die Synchronisation erfolgt.

Status Konflikt:
Datensätze, deren Synchronisation Probleme verursachen könnten, werden mit dem Status Konflikt markiert.
Dieser muss vor der eigentlichen Synchronisation gelöst werden. Klicken Sie hierzu den betreffenden Datensatz an.

Es öffnet sich nun ein spezielles Editierfenster, in dem die Art des Konfliktes angezeit wird:

synch_outlook_konflikt

In Diesem Fenster können Sie nun entscheiden, wie - je nach Art des Konfliktes - mit dem betreffenden Datensatz verfahren werden soll.

Datenbank steht hierbei für Synchronisation Richtung mexXsoft X2. Über die Auswahlfelder Status und Richtung können Sie die Tabelle entsprechend filtern:

synch_outlook_status synch_outlook_richtung

Legen Sie nach Lösung u.U vorliegender Konflikte über die Auswahlfelder links die Datensätze aus, welche Sie synchronisieren möchten. Sollen alle Datensätze synchronisiert werden, so klicken Sie auf den Button Alle auswählen oben.
Der Button Auswahl umkehren schaltet alle aktivierten Felder auf inaktiv und umgekehrt. Sind z.B. alle alle Auswahlfelder aktiviert, so werden im Anschluß alle Felder inaktiv geschaltet.

7.	Nach erfolgter Auswahl der zu synchronisierenden Datensätze klicken Sie nun auf den Button Abgleich starten: Nun beginnt die Synchronisation. Erfolgreich synchronisierte Daten werden in der Tabelle mit einem Häkchen markiert:

8.	Schließen Sie das Fenster nach erfolgreichem Datenabgleich durch Klick auf Beenden oder den -Button.